Meski banyak perusahaan menggunakan formulir daring, mengirim lamaran melalui email masih sering diminta. Email lamaran adalah kesan pertama, sehingga cara menulis dan mengirimnya perlu diperhatikan.
Email yang rapi, singkat, dan sesuai instruksi menunjukkan bahwa kamu profesional dan teliti. Berikut panduan lengkapnya.
Gunakan Alamat Email yang Profesional
Alamat email sebaiknya menggunakan nama lengkap atau kombinasi nama yang mudah dikenali. Hindari nama panggilan, kata-kata lucu, atau angka acak yang membingungkan.
Jika perlu, buat alamat email khusus untuk keperluan lamaran kerja agar lebih mudah dikelola.
Tulis Subjek Sesuai Instruksi
Banyak lowongan mencantumkan format subjek email. Ikuti format tersebut dengan tepat karena sering digunakan untuk menyaring lamaran.
Jika tidak ada instruksi, gunakan format yang jelas, misalnya “Lamaran Staf Administrasi – Nama Lengkap”. Subjek yang jelas memudahkan perekrut menemukan emailmu.
Struktur Isi Email Lamaran
Isi email tidak perlu panjang. Detail pengalaman sudah ada di CV, sehingga email cukup menjadi pengantar.
Salam Pembuka
Gunakan salam formal seperti “Yth. Tim Rekrutmen” atau nama perekrut jika diketahui.
Paragraf Tujuan
Sebutkan posisi yang dilamar dan sumber informasi lowongan.
Paragraf Kualifikasi
Rangkum dua atau tiga kualifikasi terkuat yang relevan dengan posisi.
Penutup
Sampaikan bahwa dokumen terlampir, ucapkan terima kasih, dan cantumkan nama lengkap beserta nomor telepon.
Lampiran yang Perlu Diperhatikan
- Lampirkan dokumen sesuai permintaan, biasanya CV dan surat lamaran.
- Gunakan format PDF agar tampilan konsisten.
- Beri nama file yang jelas, misalnya CV_NamaLengkap.pdf.
- Perhatikan ukuran total lampiran agar tidak terlalu besar.
- Jika diminta tautan portofolio, pastikan tautan bisa diakses.
Contoh Isi Email Singkat
“Yth. Tim Rekrutmen, saya ingin melamar posisi Staf Administrasi sesuai informasi lowongan yang dipublikasikan perusahaan. Saya memiliki pengalaman dua tahun mengelola dokumen dan jadwal operasional, serta terbiasa menggunakan spreadsheet untuk rekap data. Bersama email ini saya lampirkan CV dan surat lamaran. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.”
Sesuaikan contoh di atas dengan pengalaman dan posisi yang kamu lamar. Untuk isi surat lamarannya, lihat contoh surat lamaran kerja singkat.
Periksa Sebelum Mengirim
- Pastikan nama perusahaan dan posisi sudah benar.
- Cek ejaan dan tata bahasa.
- Pastikan semua lampiran sudah terunggah.
- Kirim email percobaan ke alamatmu sendiri jika ragu dengan tampilannya.
- Kirim pada jam kerja agar lebih mudah terbaca.
Etika Setelah Mengirim
Setelah mengirim, bersabarlah menunggu balasan. Jika dalam waktu yang wajar belum ada kabar dan perusahaan tidak memberi tenggat informasi, kamu bisa mengirim email tindak lanjut yang singkat dan sopan.
Hindari mengirim email berulang dalam waktu dekat karena bisa memberi kesan kurang sabar.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah isi email boleh kosong jika sudah ada lampiran?
Sebaiknya tidak. Tulis pengantar singkat agar email terlihat sopan dan perekrut tahu isi lampiran.
Kapan waktu terbaik mengirim email lamaran?
Kirim pada jam kerja dan hari kerja agar email lebih mudah terlihat, kecuali lowongan memberi instruksi waktu tertentu.
Bolehkah mengirim email tindak lanjut?
Boleh, setelah waktu yang wajar dan jika tidak ada keterangan jadwal pengumuman. Tulis secara singkat dan sopan.
Kesimpulan
Email lamaran yang baik itu singkat, jelas, dan sesuai instruksi. Dengan subjek yang tepat, isi yang padat, dan lampiran yang rapi, kamu sudah selangkah lebih siap menuju tahap seleksi berikutnya.
